Как правильно сформировать пакет данных для ПФР?

Подготовка пакетов для отправки данных в ПФР традиционно вызывает много вопросов страхователей. В отчетность за 2011 год задача усложняется: в пакете с СЗВ-6-1 и РСВ-1 нужно представить также новую форму СЗВ-6-3. Как правильно сформировать пакет данных в различных ситуациях, рассказали эксперты системы «Контур-Экстерн».

Согласно Постановлению Правительства РФ от 24 марта 2011 года № 59п, впервые форму СЗВ-6-3  нужно будет представить в период отчетности в ПФР за 2011 год (до 15 февраля 2012 года). Отправлять новую форму нужно будет отправлять в одном пакете с СЗВ-6-1 и РСВ-1.

Однако необходимо иметь в виду, что состав пакета может быть различным в зависимости от конкретной ситуации (нужно ли отправлять корректирующие сведения, есть ли сотрудники, начислялись и уплачивались ли страховые взносы и т.д.).

Эксперт системы «Контур-Экстерн» Елена Кулакова приводит правила формирования пакета в семи наиболее типичных случаях.

Ситуация 1. Организации необходимо отчитаться за год. Взносы в ПФР в текущем отчетном периоде начислялись и уплачивались.

В этом случае необходимо отправлять в ПФР расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам РСВ-1 индивидуальные сведения. В состав пакета войдут: РСВ-1 за 12 месяцев, СЗВ-6-1 и/или СЗВ-6-2 (за IV квартал), АДВ-6-2 (за IV квартал), СЗВ-6-3 за год.

Ситуация 2. Организации необходимо отчитаться за год. Взносы в ПФР в текущем отчетном периоде начислялись и уплачивались. Также необходимо подать за прошлые отчетные периоды корректирующие расчет РСВ-1 и индивидуальные сведения.

В пакет необходимо включить исходную форму РСВ-1 за год, исходные индивидуальные сведения за IV квартал, корректирующие индивидуальные сведения за прошлые отчетные периоды, корректирующий расчет РСВ-1 за прошлые отчетные периоды.

Состав первого пакета, таким образом, будет следующим: РСВ-1 за 12 месяцев, СЗВ-6-1 и/или СЗВ-6-2 (за IV квартал) исходные, СЗВ-6-1 и/или СЗВ-6-2 за прошлые отчетные периоды, корректирующие (может быть несколько), АДВ-6-2 (за IV квартал) заполнены два блока (об исходных и о корректирующих), СЗВ-6-3 за год исходные.

Вторым пакетом нужно будет отправить корректирующий расчет РСВ-1 за прошлые отчетные периоды (за каждый отчетный период РСВ-1 посылается отдельным отправлением).

Ситуация 3. Организация деятельность не вела в течение всего расчетного периода (всего года).

В данном случае бухгалтеру нужно подготовить только одну форму – нулевую РСВ-1. В состав пакета для отправки в ПФР войдет только она.

Ситуация 4. Организация деятельность не вела в течение всего года, но есть сотрудник, у которого не было выплат, но стаж есть (сотрудник находился в отпуске без сохранения заработной платы или в отпуске по уходу за ребенком).

В ПФР нужно передать нулевой расчет РСВ-1, а также СЗВ-6-1 со сведениями о стаже, но без начислений. В состав пакета помимо РСВ-1, СЗВ-6-1 нужно включить также форму АДВ-6-2.

Ситуация 5. Организация не вела деятельность в течение всего расчетного периода (всего года), но погасила задолженность по взносам в ПФР за прошлый год в текущем отчетном периоде.

В этом случае необходимо отправить в ПФР РСВ-1 с нулевой строкой 110, но заполненными суммами в строке 144, а также СЗВ-6-1 с нулевыми начислениями и стажем, но с суммами уплаченных взносов. В составе пакета в итоге должны быть РСВ-1, АДВ-6-2, СЗВ-6-1.

Ситуация 6. Организация не вела деятельность в течение отчетного периода (текущего квартала). Сотрудников нет, с начала года есть начисленные взносы. В текущем квартале взносы не платили.

Представить в ПФР нужно расчет по начисленным и уплаченным взносам РСВ-1 с нулевыми строками 111–114 и 141–144 (строка 110 не нулевая) и СЗВ-6-3. В составе пакета будут только эти две формы.

Ситуация 7. Организация не вела деятельность в течение отчетного периода (текущего квартала), сотрудников нет, с начала года есть начисленные взносы. В текущем квартале была погашена задолженность по взносам в ПФР за прошлые отчетные периоды.

В ПФР передается расчет РСВ-1 с нулевыми строками 111–114 (строки 110 и  141–144 не нулевые), форма СЗВ-6-3, а также СЗВ-6-2  без сумм начисленных взносов и стажа, но с суммами уплаченных взносов. В пакет помимо названных форм нужно включить АДВ-6-2.